Mail2Order Handleiding
Welkom bij Hyperfox!
Deze tool helpt het verwerkingsproces van bestellingen te vereenvoudigen door bestelgegevens automatisch te verzamelen en overzichtelijk aan te bieden voor uw beoordeling.
In deze handleiding leest u waar u alle functies kunt vinden en hoe u stap voor stap bestellingen valideert die door Hyperfox zijn voorbereid.
Mocht u tijdens het gebruik vragen hebben, mocht er iets opvallen of mocht er onverwacht iets mislopen, dan staat ons supportteam voor u klaar. U kunt ons altijd bereiken via [email protected].
Inhoudsopgave
1. Inloggen in Hyperfox
Om in te loggen in Hyperfox gebruikt u de gebruikersgegevens die u ontvangt van de verantwoordelijke binnen uw team. U meldt zich aan met uw e-mailadres en het wachtwoord dat aan u is doorgegeven.
Na het invoeren van uw gegevens krijgt u toegang tot het startscherm (Dashboard) van Hyperfox, waar u meteen een overzicht ziet van de bestellingen die voor u klaarstaan.
Open Hyperfox in uw browser.
Vul uw e-mailadres en wachtwoord in.
Klik op Log In.
2. Overzicht van het "Dashboard" scherm
Na het inloggen ziet u op het startscherm een overzicht van alle belangrijke onderdelen.
Bestellingstabbladen
Verwerking: bestellingen die de AI momenteel verwerkt.
Te valideren: orders die door Hyperfox zijn voorbereid en klaarstaan voor uw controle.
Archief: reeds gevalideerde bestellingen.
Referentiedata: klant- en productinformatie die door Hyperfox wordt gebruikt.
Codex: goedgekeurde ordergegevens die als context worden gebruikt door de AI om toekomstige orders steeds nauwkeuriger en consistenter te verwerken.
Ordermail-adres
Ordermail-adres: het unieke e-mailadres waarnaar inkomende ordermails dienen te worden doorgestuurd.
Introvideo: een link naar een korte video die de basisfunctionaliteiten van Hyperfox toelicht.
Support: een rechtstreekse link om contact op te nemen met ons supportteam via [email protected].
Door te klikken op het icoon rechts, kan u het ordermail-adres eenvoudig kopiëren.
Dashboardstatistieken
Rechterpaneel: sneloverzicht
Totaal te valideren bestellingen: een directe indicatie van het aantal orders klaar om gevalideerd te worden.
Snelknoppen naar Referentiedata, Codex en Archief: snelle toegang zonder door de tabs te moeten navigeren.
Bovenaan rechts ziet u wanneer de statistieken het laatst werden bijgewerkt.
Onderaan: Tijdgebasseerde statistieken
Een snel overzicht van aantallen en prestaties, met de mogelijkheid om te filteren op een specifieke periode.
Bovenaan rechts ziet u wanneer de statistieken het laatst werden bijgewerkt.
3. Aan de slag: bestellingen verwerken – stap voor stap
Stap 1: Ordermail versturen
Stuur de ordermail naar het unieke ordermail-adres, vermeld op het Dashboard.
Stap 2: Order komt binnen in de tab "Verwerking"
Zodra de ordermail is aangekomen, verschijnt de bestelling in de tab "Verwerking". Hier wordt het order automatisch door de AI uitgelezen en verwerkt.
Klik op "View" indien u de ordermail wenst te consulteren.
Klik op de tab "Message" om de ordermail te consulteren.
Stap 3: AI verwerkt de bestelling
Hyperfox verwerkt de bestelgegevens en zet het order klaar. Tijdens deze fase hoeft u niets te doen; u kunt de status volgen in de tab "Verwerking".
Stap 4: Order wordt verplaatst naar "Te valideren"
Zodra de AI klaar is, verschuift de bestelling automatisch naar de tab "Te valideren". Hier staat het order klaar om gecontroleerd te worden.
De bestelling ontvangt automatisch de status "Pending Validation".
Stap 5: Bestelling valideren
Klik op "Afwijzen" om de bestelling te verwijderen. De bestelling verschuift automatisch naar de tab "Archief" met de status "Rejected".
Klik op "Controleren" om de bestelling te openen. Controleer de gegevens en pas indien nodig aan (zie details in sectie 5).
4. Overzicht van het "Te valideren" scherm
In het scherm "Te valideren" vindt u alle bestellingen die door Hyperfox zijn verwerkt en klaarstaan voor uw controle. Dit is het startpunt voor uw validatiewerk.
Wat u ziet op dit scherm:
Lijst met bestellingen in afwachting van validatie — Elke rij stelt één order voor, inclusief basisinformatie zoals klant, datum en status. Vanuit deze lijst kunt u een bestelling openen om de details te bekijken en te valideren.
Filters en sorteeropties (rechts bovenaan) — U kunt de lijst verfijnen op o.a. status, klant en leverdatum. Handig wanneer u snel specifieke bestellingen wilt terugvinden of uw werk wil prioriteren.
Sorteren
Klik op het "+" icoon om een filter te activeren. Het is mogelijk om meerdere filters gelijktijdig te activeren.
Klik op het "x" icoon of op "Alles Wissen" om de filter(s) te verwijderen.
Klik op het pijltje om te sorteren op een specifieke filter.
Filteren
Klik op het pijltje naast de filter om de filter in te stellen.
Klik op "Toepassen en Sluiten" om de filter(s) te activeren.
Klik op "Toepassen" om de filter te activeren en een volgende filter in te stellen.
Klik op het "x" icoon of "Alles Wissen" om de filter(s) te verwijderen.
Navigatie
Onderaan vindt u knoppen om naar de volgende of vorige pagina te gaan wanneer er meerdere pagina's met bestellingen zijn. Zo kunt u eenvoudig door alle openstaande orders bladeren.
U kan tevens het aantal items per pagina aanpassen naar het gewenst aantal:
5. Overzicht van het "Validatie" scherm
In het validatiescherm valideert u de bestelling die door Hyperfox is voorbewerkt. Dit is het centrale scherm waar u alle informatie kunt nakijken, aanpassen en aanvullen voordat u het order definitief goedkeurt.
Linkerkant: Ordermail en bijlagen
Aan de linkerkant ziet u:
De oorspronkelijke ordermail, zoals deze door de klant is aangeleverd.
Eventuele bijlagen (bijv. PDF's, Word documenten, Excelbestanden of afbeeldingen).
Deze informatie helpt u om de door de AI gecapteerde gegevens te vergelijken met de originele bron.
Rechterkant: Bestelgegevens (door AI gecapteerd)
Aan de rechterkant ziet u de door Hyperfox herkende en ingevulde bestelgegevens. U kunt elk onderdeel controleren en indien nodig aanpassen.
Klik op "Retry" om de bestelling opnieuw te laten verwerken door de AI.
Klik op "Afwijzen" om de bestelling te verwijderen.
Klik op "Opslaan" om wijzigingen op te slaan en het order later te verwerken.
Klik op "Goedkeuren" zodat het order wordt doorgestuurd naar het ERP.
Klik op het "x" icoon om deze pagina te sluiten en terug te keren naar het overzicht van te valideren orders.
Enkel bij "Goedkeuren" wordt de orderinformatie opgenomen in de Codex.
Klik op "Codex" om te consulteren welke orderinformatie voor deze klant reeds werd opgeslagen in de Codex.
Rechterkant: Schermgrootte aanpassen
Aan de rechterkant ziet u iconen waarmee u uw scherm kan aanpassen.
Bijlage(n) openen: Klik op het icoon om de bijlage(n) in een apart browservenster te openen.
Scherm verkleinen/vergroten: Klik op het icoon om uw scherm te verkleinen of te vergroten naar wens.
Sectie 1: Klant
Hier vindt u de kerninformatie van de bestelling:
Klantreferentie: de referentie die de klant heeft vermeld (externe klantreferentie).
Issue date: de datum waarop de bestelling werd ontvangen.
Delivery date: de gewenste of opgegeven leverdatum.
Invoice address: het facturatieadres.
Delivery address: het leveradres.
Alle velden zijn bewerkbaar indien de AI iets niet correct heeft geïnterpreteerd.
Sectie 2: Notes
In dit veld kunt u:
Zelf opmerkingen toevoegen voor intern gebruik.
Opmerkingen zien die Hyperfox automatisch uit de mail heeft overgenomen, indien aanwezig.
Sectie 3: Orderlijnen
Hier ziet u alle afzonderlijke orderlijnen zoals ze door de AI zijn gecapteerd.
Toevoegen van orderlijnen:
Klik op "Toevoegen Lines" om een orderlijn toe te voegen.
U kunt per lijn:
Item, Quantity en Unit rechtstreeks bewerken in het betreffende veld.
Klik op "Bewerk": opent een pop-up waarin u de nodige informatie kan aanpassen of aanvullen. Klik op "Submit" om de aanpassingen op te nemen in de geselecteerde orderlijn.
Klik op "Verwijderen" om de volledige orderlijn uit de bestelling te verwijderen.
Bulkbewerking van orderlijnen:
Klik op "Bulkbewerking" om de unit aan te passen voor alle orderlijnen. Klik op "Toepassen op alle" om de aanpassing door te voeren.
Deze sectie biedt volledige controle over de inhoud van de bestelling, zodat u exact kunt bepalen wat er naar het ERP wordt doorgestuurd.
6. Overzicht van het "Archief" scherm
In het Archief worden alle eerder verwerkte bestellingen weergegeven. Dit scherm biedt u een historisch overzicht van alle orders die reeds afgehandeld zijn.
Wat u kunt doen in het Archief:
Filters en sorteren — Net zoals in het Te valideren-scherm kunt u de lijst filteren en sorteren op o.a. datum, klant of status. Dit helpt u om snel specifieke orders terug te vinden.
Verwerkte orders bekijken (read-only) — Door op "Bekijken" te klikken opent u een gedetailleerde, alleen-lezen weergave van de betreffende bestelling.
7. Overzicht van orderstatussen
Onderstaande tabel beschrijft welke status een bestelling krijgt na het uitvoeren van een specifieke actie in het systeem, en naar welke tab in Hyperfox de bestelling wordt verplaatst.
Doorgestuurd
Ready for Processing
Verwerking
Bestelling wordt doorgestuurd naar Hyperfox voor verwerking
Verwerkt door AI
Pending Validation
Te valideren
Bestelling verwerkt door de AI en klaar om gevalideerd te worden
Retry
Pending Validation
Te valideren
Retry - Bestelling opnieuw aanbieden voor verwerking
Afwijzen
Rejected
Archief
Bestelling afkeuren en definitief archiveren
Opslaan
Saved
Te valideren
Bestelling bewaren zonder verdere stappen
Goedkeuren
Validated
Archief
Bestelling valideren en doorsturen naar ERP
Afgerond
Completed
Archief
Bestelling is doorgestuurd naar ERP
8. Overzicht van het "Codex" scherm
In de Codex bouwt het systeem context op voor de AI: het verzamelt en hergebruikt informatie uit eerder gevalideerde orders, inclusief uw correcties. Zo "leert" het systeem wat belangrijk is en past dit automatisch toe bij volgende orders.
Deze context werkt als een soort geheugen dat de AI gebruikt om consistenter toekomstige orders te verwerken.
Wat u ziet op dit scherm:
Filteropties (rechts bovenaan) — U kunt de lijst verfijnen op o.a. reden, veld en datum.
Overzicht van de opgeslagen ordergegevens in de Codex, met de mogelijkheid een specifieke regel te (de)activeren, het bronorder te consulteren en te verwijderen.
Klik op "Actief" om een Codex-regel te deactiveren.
Klik op "Inactief" om een Codex-regel opnieuw te activeren.
Klik op "Bronorder" om het bijhorende gevalideerde order te openen.
Klik op "Verwijderen" om een regel definitief te verwijderen.
9. Instellingen
U kan de volgende instellingen aanpassen in uw profiel in Hyperfox:
Taal: selecteer de gewenste taal via onderstaand icoon.
10. Afmelden uit Hyperfox
U kan zich afmelden uit Hyperfox door te klikken op "Afmelden" via onderstaand icoon.
Laatst bijgewerkt